Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.

Labellisée Idex, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.

Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.

Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.

Rejoindre Université Paris Cité c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.

La nouvelle UFR de médecine unique de la Faculté de Santé d’Université Paris Cité comprend environ 1400 enseignants-chercheurs (essentiellement hospitalo-universitaires) et 500 BIATSS. Environ 25 000 étudiants y sont inscrits et la recherche conduite dans ses unités de recherche représente près de 25% du potentiel de recherche de l’Inserm.
Dans ce contexte de fort développement et d’évolution réglementaire importante, les postes administratifs et de recherche au sein de l’UFR de médecine sont en soutien aux orientations stratégiques de la Direction. Les postes sont fortement en lien avec des projets d’ampleur tels que la mise en place de la nouvelle UFR de médecine, les réformes des études de santé et de médecine, le futur campus hospitalo-universitaire Grand Nord, le développement de la simulation en santé, au service de la communauté. L’UFR conduit avec ses cadres et ses agents des projets d’ampleur de transformation d’organisation au service de la communauté étudiante, d’enseignement et de recherche.

Résumé du poste

Sous la responsabilité du responsable de la scolarité de l’UFR de médecine et de son adjoint.e., le/la responsable du Pôle Masters Médecine au sein de l’équipe de scolarité de l’UFR de médecine est chargé.e d’organiser les activités de pilotage, de gestion et de communication pour la tenue des enseignements et
des examens relatives aux Masters 1, Masters 2 et aux UE du Parcours Recherche. A ce titre, il ou elle :
- Participe à l’instruction de dossiers complexes
- Prend en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage de service,
- Réalise des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques
- Assure l’encadrement des personnels et leur apporte ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

- Organiser et coordonner les activités de gestion : campagnes de candidatures, inscriptions
pédagogiques, suivi des stages
- Participer à l’instruction de dossiers complexes (campagne d’habilitation, évaluation des
enseignements, …)
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des
documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
- Construire le calendrier des enseignements et évènements en lien avec le service planning
- Construire le planning annuel du service en lien avec le.la Responsable Scolarité
- Accompagner avec l’appui du Référent Outils les agents à la modélisation des années de
formation dans le SI APOGEE (structure des enseignements et modalités de contrôle des
connaissances)
- Développer la mise à disposition d’enseignements en ligne
- Organiser la tenue des examens en coordination avec les services planning, reprographie,
numérique, et service chargé du recrutement des surveillants de l’UFR
- Suivre l’avancement des corrections, traiter et diffuser les résultats
- Préparer et coordonner les différentes commissions et délibérations de jurys
- Veiller à l’application des règlements des études, de la réglementation LMD en lien direct
avec le Conseil pédagogique de l’U.F.R. et la Direction des Etudes et des Formations de
l’Université
- Préparer des fiches de procédure pour les agents de l’équipe
- Coordonner les communications à destination des étudiants et des enseignants
- Veiller à la conformité et à l’actualisation des informations du domaine Masters sur le site
internet de l’U.F.R.
- Accueillir et orienter les étudiants et des enseignants

Encadrement : oui

- Apogée (progiciel des gestion des établissements de l’enseignement supérieur), portails de
candidature eCandidat et Etudes en France/Campus France, logiciel de correction IRIS ou Moodle, système
d’évaluation numérique sur tablettes SIDES, outils de conventionnement et suivi de stage (actuellement en
développement) PStage/ePortfolio, plateforme d’apprentissage en ligne Moodle
– Suite bureautique

Connaissances :

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative,
- Connaissances générales de l’organisation des études de médecine
- Organisation et fonctionnement de l’Université Paris Diderot
- Réglementation applicable au domaine d’activité professionnelle
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics
d’enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

- Organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
- Savoir rédiger une note de synthèse, des courriers administratifs, des comptes rendus suite à des réunions, des documents d’information technique ou réglementaire
- Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches en fonction du calendrier et de l’activité du service
- Assurer la bonne circulation de l’information des agents encadrés
- Identifier les besoins de formations auprès des agents encadrés
- Gérer les conflits si besoin
- Gérer le planning des congés des agents du service ainsi que les autorisations d’absence
- Conduire un entretien professionnel et animer une réunion
- Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques, assister les utilisateurs.
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires.
- Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire.
- Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou autre langue étrangère) de niveau 1

Savoir-être – Compétences comportementales :

- Excellent relationnel
- Grande rigueur
- Réactivité
- Qualité d’écoute
- Capacité à rendre compte
- Autonomie et organisation
- Sens de l’intérêt général et de l’organisation collective