Missions permanentes :
Assurer le secrétariat de plusieurs praticiens et/ou gestion des CRH d’une unité d’hospitalisation
·  Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
·  Gestion des consultations de suivi des médecins (préparation des dossiers)
·  Gestion des comptes rendus de consultation (saisie, envoi et classement)
·  Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge chirurgicale (planification et programmation des consultations anesthésie et examens radiologiques et endoscopiques)
·  Frappe et mise en forme des documents
·  Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance
·  Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas)
·  Gestion du courrier postal, fax et mail
·  Scannage des documents
·  Intégration des documents médicaux dans le dossier informatisé du patient
·  Gestion des listes RCP du service
Missions ponctuelles :
·  Participation à la rédaction de documents relatifs au domaine d’activité
·  Accompagnement pédagogique
·  Formation des stagiaires 
QUOTITE DE TRAVAIL
Travail à 100%
ORGANISATION  DE TRAVAIL
HORAIRES DE TRAVAIL : 9h00 – 17h00 selon une amplitude horaire du secrétariat
Remplacement de ses collègues selon une organisation préétablie

Le service d’oncologie digestive est intégré au DMU cancérologie et spécialités médico-chirurgicales sur le site de l’HEGP. Le service participe à l’Institut Carpem.

Il est composé de 16 lits d’hospitalisation complète dont 4 lits de soins palliatifs, situé au 5ème étage pôles C et D et assure la prise en charge des patients atteints de tumeurs du tube digestif ou des glandes annexes tels que les cancers de l’œsophage, l’estomac, l’intestin grêle, le colon, le foie, les voies biliaires, le pancréas et le péritoine.
Il travaille en partenariat avec la plate- forme hôpital de jour située au RDC, l’équipe médicale assure la prise en charge des patients relevant de la discipline ainsi qu'en étroite collaboration avec les équipes transversales telles que la douleur, unité mobile d’accompagnement et de soins palliatifs, unité de psychologie et psychiatrie, les kinésithérapeutes, les diététiciens.
Une Infirmière conseillère en image assure sa mission auprès des patients au sein du service

COMPOSITION DE L’EQUIPE
Médicale :
1 chef de service (PUPH), PH, CCA, internes

Paramédicale :
1 cadre supérieur de santé, 2 cadres de santé, ETP infirmiers, 20 aides-soignants, 4 secrétaires médicales.
Le personnel paramédical est polyvalent sur le service d’HGE et Oncologie digestive.

LIAISONS HIERARCHIQUES
DIRECT
Coordinatrice 
Cadre supérieur
Cadre de proximité
Chef de service
CP DMU
FONCTIONNELLES
Equipe médicale, paramédicale et administrative

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS
• Accueillir et orienter les personnes (patients /public)
• Renseigner dans la mesure de ses compétences et du secret professionnel
• Travailler en équipe / en réseau
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez vous
• Rédiger et mettre en forme des documents de diverses natures
• Utiliser les outils bureautiques, les différents logiciels métiers
• Hiérarchiser les activités selon l'urgence
• S‘exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes (verbalement de vive voix physiquement ou par téléphone)
• Définir /adapter et utiliser un plan de classement d'archivage, un système de gestion documentaire
• Identifier / analyser des situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétence et définir les actions
• Evaluer les pratiques professionnelles dans son domaine de compétence
• Transmettre son savoir professionnel aux stagiaires

CONNAISSANCES ASSOCIEES
• Bureautique (*3)
• Vocabulaire médical (*2)
• Organisation/fonctionnement interne de l'établissement (*2)
• Droits des patients (*2)
• Technique d'accueil téléphonique (*3)
• Techniques de communication internet/intranet (*2)
• Droit hospitalier (*1)
* 1: Connaissances générales 2 : Connaissances détaillées 3 : Connaissances approfondies

QUALITES REQUISES
• Sens du travail en équipe, solidarité
• Écoute active
• Disponibilité
• Empathie
• Courtoisie, sens des valeurs civiques

PRE-REQUIS
Expérience en oncologie non obligatoire.
Baccalauréat
Diplôme secrétariat médico-social
BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

SURVEILLANCE MEDICALE
« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé ».
« Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer »