L’Institut des hautes études de défense nationale

Établissement public national à caractère administratif, l’Institut des hautes études de défense nationale (IHEDN) est placé sous la tutelle de la Première ministre et plus particulièrement du Secrétariat général à la défense et à la sécurité nationale (SGDSN).

L’Institut des hautes études de défense nationale (IHEDN) prépare des dirigeants, issus de toutes les sphères d’activité, à exercer les plus hautes responsabilités en développant leur compréhension des enjeux de défense et de sécurité nationale, leur connaissance des politiques publiques associées, leur perception des jeux d’acteurs impliqués dans leur mise en œuvre, ainsi que leur aptitude à la réflexion stratégique. La formation dispensée dans le cadre de la session nationale a notamment pour objet de permettre à l’ensemble des auditeurs d’appréhender d’emblée la dimension intersectorielle, interdisciplinaire, interministérielle, mais aussi européenne et internationale, des questions de défense et de sécurité au travers d’un socle commun et d’un approfondissement dans 5 domaines appelés majeures (Armement et économie de défense, Défense et sécurité économiques, Enjeux et stratégies maritimes, Politique de défense, Souveraineté numérique et cybersécurité) .

L’IHEDN, œuvrant à la construction et à la diffusion d’une culture de défense commune, participe à la constitution de liens durables entre de hauts responsables publics et privés, civils et militaires.

Le secrétaire général pilote et coordonne hiérarchiquement l’ensemble des activités et des équipes du secrétariat général. Fort de 26,7 ETP, le secrétariat général assure les fonctions juridiques, administratives, budgétaires et logistiques transverses au profit de la direction et de l’ensemble des départements de l’Institut.

L’Agence comptable composée de 4 ETP est rattachée fonctionnellement au secrétariat général.

Le secrétariat général comprend un secrétariat, ainsi que cinq bureaux :

-          le bureau "Affaires financières et juridiques" (BAFJ) ;

-          le bureau "Moyens généraux" (BMG) ;

-          le bureau "Ressources humaines" (BRH).

-          le bureau "Soutien logistique" (BSL) ;

-          le bureau "Systèmes numériques" (BSN).

Responsable hiérarchique direct N+1 : Madame Laëtitia Sanchez, cheffe de bureau.

Responsable N+2 : Madame Isabelle Defrance, secrétaire générale.

Sous l’égide du chef de bureau, l’adjoint est chargé d’assurer le soutien logistique des activités de formation de l’établissement en liaison avec les départements opérationnels.

Pour ce faire, il dispose d’un portefeuille de dossiers qui lui sont propres, seconde au quotidien le chef de bureau et assure sa suppléance (encadrement de trois agents de catégorie B ou équivalent : civils et militaires).

A ce titre, il :

- assure le montage des dossiers logistiques qui lui sont confiés en propre :

· propositions de commande/devis indispensables à la bonne exécution des activités de formation par le biais de demandes de prestations logistiques (DPL) et les soumet au visa des départements concernés puis à celui du BAFJ ;

· suivi de l’exécution des marchés et commandes en étant le point de contact unique avec les prestataires extérieurs civils comme militaires (réservation de salles, moyens de transport, hôtellerie, restauration, autres prestations…) ;

- supervise le montage des dossiers logistiques des trois agents du bureau ; 

- supervise la constatation du service fait des prestations effectuées afin que le BAFJ puisse mettre en paiement ;

- contribue à la rédaction des comptes- rendus finaux des missions présentés au sein du conseil pédagogique et appliquer les recommandations issues de ce conseil ;

- assure le suivi du calendrier des activités de l’établissement et ses modifications éventuelles validées lors des CODIR ;

- apporte son concours à la rédaction des clauses techniques des marchés et des conventions relevant de son périmètre en liaison avec le BAFJ.

Il participe à toutes les actions structurantes relatives au bon fonctionnement du bureau (rédaction/mise à jour de procédures/instructions, contributions au rapport annuel d’activité de l’établissement, tableau de bord, formations internes…).

-          Règles strictes de confidentialité à respecter.

-          Le poste peut autoriser le télétravail jusqu’à 2 jours par semaine, en fonction des modalités définies par la note d’organisation sur le télétravail à l’IHEDN.

-          Cycle hebdomadaire de 38 heures, générant 18 RTT par an

-          Accès au restaurant administratif à tarif préférentiel.

Savoir être

-          Capacité d’écoute et sens du dialogue ;

-          Esprit d'équipe ;

-          Polyvalence ;

-          Réactivité et rigueur.

Savoir-faire

-          Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, Internet) ;

-          Respect des procédures ;

-          Sens de l'organisation et gestion des priorités.

Connaissances

-          Connaissances des procédures d’achat de la fonction publique et des dispositions du code de la commande publique

-          Une Connaissances du domaine du tourisme d’affaires serait appréciée.

463CCEF6E9B44FA1AC5B7EA8972F1ECC@ts.com