Etablissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université Toulouse III - Paul Sabatier (http://www.univ-tlse3.fr) se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 400 M€, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 68 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares

Le service commun Mission Formation Continue et Apprentissage (MFCA) de l’université Toulouse III Paul Sabatier à deux missions qui s’incrivent dans une logique commune de formation tout au long de la vie et d’amélioration des compétences professionnelles en lien avec les branches professionnelles et les partenaires sociaux et institutionnels.

Ses activités principales portent sur les domaines suivants :

- L’accueil, l’information, l’orientation et l’accompagnement des publics de formation continue

- La gestion administrative et financière de la formation professionnelle continue et de l’apprentissage

- Le développement et l’offre de formation en vue de son accéssibilité en formation continue et

apprentissage

Le service est composé de 60 agents répartis dans 2 pôles et 8 bureaux. Les responsables sont placés sous la responsabilité hiérarchique de la directrice administrative.

Le Pôle finance réalise des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et comptable

Le ou la gestionnaire financier(e) participe à fluidifier les différents flux du Pôle finance (recettes, dépenses et suivi budgétaire). Le Pôle gère un budget de 26 millions d’euros.

1 – Facturation recettes :

- Contrôler les pièces justificatives pour la facturation

- Saisir la facture sur le progiciel Sifac

- Suivi de la facturation jusqu’au rapprochement

- Contrôler et saisir sur le SI interne les recettes DG et sur tableau de suivi

2 -  Suivi des dépenses :

- Consulter la disponibilité des crédits avant engagement

- Gestion des bons de commande pour les fournisseurs dans le progiciel SIFAC (de la création du bon de commande et envoi aux fournisseurs pour confirmation de commande jusqu’à la liquidation de la facture du fournisseur)

- Procéder à la vérification des services faits et au suivi des paiements

- Suivre les crédits budgétaires par compte de formation

3  -  Suivi des missions :

- Gérer les déplacements professionnels (missions) dans SIFAC (créer les missionnaires, établir les ordres de mission, valider les réservations de billets et d’hébergement)

- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires à la liquidation des dossiers de remboursement des frais de missions

- Traiter les états liquidatifs de frais de mission dans SIFAC

- Suivre les paiements des dossiers de remboursement des frais de mission avec l’Agence Comptable

4 -  Aide pour assurer le paiement des HCC et des heures de vacations d’enseignement sur SGCE Paye :

- Réceptionner et contrôler les pièces des dossiers des vacataires d’enseignement

- Mettre à jour le suivi des dossiers vacataires dans le logiciel SGCE

- Relance les vacataires en cas de pièces manquantes

5 - Suivre l'activité financière déléguée au composantes :

- Aider à l'élaboration de budget des comptes de formation

- Suivre les budgets mis à disposition des responsables de compte et des composantes

Connaissances :

- Connaissance des règles de comptabilité publique et des techniques financières                       

- Connaissance de l’ensemble des opérations financières

- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’Université

- Connaissance du progiciel SIFAC

- Connaissance des outils de bureautique, aisance informatique

Savoir faire technique :

- Maitrise des outils bureautiques, et numériques

- Maitrise des applications métiers : SIFAC et FCA MANAGER ( est un plus)

- Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion

Savoirs comportementaux :

- Faire preuve de rigueur, de logique, de méthode et d'organisation

- Faire preuve d'autonomie et d'initiative

- Travailler en équipe

- Être force de proposition

Diplômes requis : niveau baccalauréat

Expérience souhaitée : 1 à 2 ans d’expérience

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