Missions du service.
Au sein de la DFAS, le service des patrimoines est chargé :
1/ d'élaborer et mettre en œuvre la politique de fonctionnement courant (gestion des équipements et des besoins en prestations diverses) et d'en assurer la gestion budgétaire ;
2/ de piloter la politique immobilière des ministères, d'en assurer la gestion budgétaire, et, pour ce qui concerne l'administration centrale, de conduire les opérations d'implantation, de travaux et de maintenance ;
3/ de conduire la politique documentaire et d'organiser la politique d'archivage ;
4/ de gérer les intendances, l'accueil et la sécurité des sites centraux ainsi que de participer à la maîtrise des risques opérationnels sous l'autorité du haut fonctionnaire de défense et de sécurité.
Il remplit ses missions dans le cadre d 'objectifs de qualité, de service et d'efficience économique, et également de responsabilités sociale et environnementale.

Le service est composé de 8 bureaux.
La cheffe de service est assistée de 3 adjoints, chacun responsable de pôle :
- Fonctionnement courant constitué de 3 bureaux : budget des services, prestations des services et intendances.
- Politique immobilière constitué de 2 bureaux : stratégie immobilière et travaux et exploitation.
- Gestion des connaissances et des synthèses constitué de 2 bureaux : politique documentaire et archives
Le bureau de l'accueil et de la sécurité lui est directement rattaché.

Missions du bureau :
Rattaché à la sous-direction des services généraux et de l'immobilier de la direction des finances, des achats et des services, le bureau des archives (ARCH) est chargé de la collecte, de la gestion, de la conservation, de la communication et de la mise en valeur des archives publiques de l'administration centrale, des établissements publics, agences, comités et associations sous tutelle, en application du code du Patrimoine (partie législative, titre 1er du livre II, et partie réglementaire, titre 1er du livre II).

Missions de la section classothèque :
Au sein du bureau des archives, l'équipe classothèque est en charge de la gestion matérielle de la classothèque et de la gestion des dossiers d'agents. Elle assure la prise en charge des dossiers individuels, leur intégration dans la base de gestion, ainsi que les demandes de communication de dossier et traite celles-ci, depuis le prélèvement en classothèque jusqu'à la livraison à la DRH. Elle effectue les intégrations de pièces, contrôle régulièrement la fiabilité des dossiers (audit de la présence des pièces constitutives) et signale les lacunes.

Effectif du bureau (répartition par catégorie) :
1 conservateur du patrimoine (Chef du bureau) et 2 adjoints (A) + 1 agent Culture (A)
Equipe « archives » : 3 catégories A, 2 catégories B, 4 catégories C
Equipe « classothèque » : 1 responsable (B), 4 agents (C)

Activités principales :
Sous l'autorité du responsable de l'équipe de gestion de la classothèque et en liaison étroite avec l'adjointe au chef de bureau chargé de la classothèque, le (la) gestionnaire des dossiers RH assure :
- la communication des dossiers aux gestionnaires de la DRH et leur retour : levée des demandes dans le système d'information, livraisons aux gestionnaires de la DRH sur le site de la tour Olivier de Serres (TODS), collecte des retours et rangement des dossiers retournés en classothèque,
- le classement de pièces nouvelles dans les dossiers et le contrôle de la tenue des dossiers,
- la mise en œuvre des destructions et/ou de l'archivage définitif des dossiers de carrière clos.

Dans le cadre du chantier de numérisation des dossiers de carrière, le (la) gestionnaire assurera sous la responsabilité du chef de projet :
- la fiabilisation des lots de dossiers à numériser ;
- le contrôle des opérations de numérisation par le prestataire.

Activités annexes :
- Préparation matérielle des dossiers à transférer vers la nouvelle administration
- Gestion de la traçabilité des flux d'archives (logiciel STAr)
- Application des règles de sécurité propres aux espaces de conservation de la classothèque

Partenaires institutionnels :
Direction des ressources humaines : services en charge de la gestion des carrières, de la paye et des pensions

Spécificités du poste / Contraintes :
Ports de charges, manipulations répétées de dossiers
Travail en partie en sous-sol (local d’'archives)
Certificat médical d’'aptitude aux fonctions obligatoire mentionnant l’absence de contre-indication relatives au port de charges et au travail dans des locaux d’archives.

Déplacements fréquents sur le site de la Tour Olivier de Serres où se trouvent les services de la DRH pour effectuer des livraisons de dossiers.

Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global) …

Connaissances :
- Procédures et outils de gestion des archives (records management) : A
- Connaissances liées aux ressources humaines : M
- Outils bureautiques (suite Office, outil SIRH) : M
- Règles d'hygiène et de sécurité : A

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Etre méthodique et rigoureux****
- Etre autonome***
- Sens des relations humaines***
- Discrétion professionnelle***

Savoir-faire :
- Travail en équipe : M
- Gérer et tenir des dossiers de personnel : M
- Gestion du temps : M
- Gestion des flux et des stocks : A

Formations prévues dans le cadre de l’'adaptation au poste de travail :
1 Réglementation relative à la gestion et à la tenue du dossier individuel de l'agent
2 Utilisation du système d'information archivistique STAr
3
Autres formations utiles au poste :
1 Connaissance des gestes et postures de manipulation de charges et de l'utilisation de matériel de manutention léger