Département International de la Mission Territoriale aux Relations Internationales
Direction Générale Déléguée aux Relations Internationales
Site Grande Région (Flers-Château) - VILLENEUVE D'ASCQ
Université de Lille

CDD jusqu'à début septembre 2024

MISSIONS

Sous l'autorité hiérarchique du responsable du service Développement et Appui aux Missions (DAM) du Département International de la Mission Territoriale aux Relations Internationales (DI MiTRI), réaliser les actes de gestion liés à l'activité du département dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et des ressources humaines ; assurer le soutien administratif et logistique de l'activité du département.

ACTIVITÉS

- Participer à la gestion administrative du DI MiTRI et instruire les dossiers en vérifiant leur régularité juridique et administrative, intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence ;
- Réaliser les opérations financières courantes (commandes, services faits, ordres de mission, recettes) ;
- Participer à la justification financière des contrats, notamment en assurant les opérations de gestion et le suivi régulier pour les coordinateurs et les partenaires ;
- Réaliser les actes de gestion dans le domaine des ressources humaines de l'activité pour les agents vacataires administratifs et d'enseignement recrutés (dossiers de vacation, engagements et services faits, préparation et suivi du paiement).

Et de manière générale :
- Assister les responsables de mission du DI MiTRI dans la vérification des informations administratives liées aux activités (scolarité, services d'accueil, bases de données, bilans) ;
- Assurer l’accueil téléphonique des interlocuteurs internes et externes du service DAM, répondre à leurs demandes d’informations, opérer les relances nécessaires ;
- Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers, contrôler les échéances administratives en lien avec l'agenda du service ;
- Suivre les évolutions réglementaires des domaines considérés, être en relation avec les services de l'Université ;
- Collecter, contrôler et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion ;
- Rédiger des documents et des courriers administratifs.

Contraintes des calendriers administratifs.
Pics d'activité prévisibles et astreinte éventuelle.

Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique.
Connaissance des fondamentaux des règles de gestion financière et comptable des administrations publiques.
Gestion des ressources humaines (connaissance générale).
Techniques d’élaboration de documents, de prise de note, de communication.
Culture numérique.
Langue anglaise : un niveau B1 serait apprécié (cadre européen commun de référence pour les langues)

Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée, savoir rendre compte.
Mettre en œuvre des procédures et des règles, appliquer les dispositions réglementaires.
Communiquer et faire preuve d'écoute et de pédagogie.
Travailler en équipe.
La connaissance des logiciels spécifiques à l'activité serait très appréciée (suite Office, SIFAC, EVAD, VacPro).

Sens de l’organisation.
Rigueur, fiabilité.
Sens de la confidentialité.
Sens relationnel.

Niveau d'étude minimal : Baccalauréat.
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative et financière, gestion des ressources humaines.
Une expérience en administration publique est souhaitable.

Merci de rappeler les références suivantes dans votre mail de candidature : 2024-1450735