DDTM de l'Hérault
181 Place Ernest Granier
34064 MONTPELLIER

Avec 230 agents, la DDTM de l’Hérault constitue la plus importante direction interministérielle d’Occitanie dans un département attractif adossé aux Cévennes et à la Méditerranée. La qualité de vie suscite une pression démographique importante sur le littoral et la métropole de Montpellier.

La direction dispose d’un secrétariat composé de deux assistantes avec une activité en binôme. Ponctuellement, l’assistant(e) viendra en appui aux missions rattachées à la direction (communication, gestion de crise). La durée attendue sur le poste est de 3 ans avec une évolution possible au sein de la DDTM ou de ses partenaires.
La direction est composée d’un directeur, de deux adjoints, d’un adjoint au directeur, d’un chef de cabinet, d’une chargée de mission et d’un chargé de communication et d’innovation.
Les missions sont exercées pour l’ensemble les ministères de tutelle de la DDTM.
L’assistant est placé sous l’autorité du directeur, des directeurs-adjoints et du chef de cabinet.

DESCRIPTION DES MISSIONS :
Dans un souci de continuité du service, il n’y a pas de missions ou de tâches attribuées à un(e) assistant(e) en particulier. L’esprit retenu est d’assurer la continuité du service en continu, tant à l’interne qu’à l’externe et ce sur l’ensemble des missions. L’assistant(e) veille particulièrement au bon accueil physique et téléphonique des partenaires. La qualité de cet accueil est essentielle à l’image et au professionnalisme de la DDTM.

Les principales missions :
• tenue des agendas du directeur et de ses adjoints,
• suivi des courriers « Maarch » nécessitant une réponse qui demande une attention particulière et de la rigueur,
• instructions des distinctions honorifiques,
• préparation et organisation des dossiers pour les réunions,
• gestion des déplacements,
• contrôle qualité des documents,
• participation à l’animation d’un club des assistant(e)s de la DDTM,
• mise en œuvre du volet support et organisationnel de la feuille de route annuelle de la DDTM,
• appui aux instances et commissions.

Documents et conversations tenus à la DDTM et plus particulièrement à la direction sont soumis à la discrétion professionnelle, à la réserve et à la loyauté.

CHAMP RELATIONNEL :
Relations internes et externes
• Les chefs de service de la DDTM et les agents.
• Les services de l’État en département et en région (préfecture, DREAL, DRAAF, autres DDI...).
• Les administrations centrales des ministères de tutelle.
• L'ensemble des partenaires territoriaux, professionnels... des domaines en lien avec la DDTM.
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CHAMP RELATIONNEL :
Relations internes et externes
• Les chefs de service de la DDTM et les agents.
• Les services de l’État en département et en région (préfecture, DREAL, DRAAF, autres DDI...).
• Les administrations centrales des ministères de tutelle.
• L'ensemble des partenaires territoriaux, professionnels... des domaines en lien avec la DDTM.
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SAVOIRS :
- Organisation, fonctionnement : d’une DDTM, d’une Préfecture, de l’État et des collectivités.
- Connaissance du vocabulaire administratif.
- Maîtrise des outils bureautiques et de messagerie.
- Savoir filtrer et hiérarchiser les informations
- Savoir rédiger un courrier simple

SAVOIR-FAIRE :
Sens de l'organisation et de la gestion du temps.
- Gérer les urgences, donner une priorité aux activités.
- Grande disponibilité.
Respect de la confidentialité, discrétion et neutralité.
- Esprit d'équipe.
- Connaître les règles du protocole.
- Présentation soignée

CANDIDATURE HORS OUTIL - Les candidatures doivent être adressées à(aux) l'adresse(s) mail suivante(s) :

Personne(s) à contacter :
Thierry Durand – directeur départemental adjoint : thierry.durand@herault.gouv.fr
Thierry Escolar – chef de cabinet : thierry.escolar@herault.gouv.fr